Logística & Procurement

O que é o módulo de Logística

O módulo de Logística do SiversaERPv4 organiza o ciclo de aquisição desde a necessidade interna até à selecção do fornecedor, encomenda, recepção e integração financeira.

Logística vs Procurement vs Stock vs Financeiro

Fluxo ponta-a-ponta

Quando usar um Processo de Procurement

Use Procurement quando a compra requer comparação estruturada, vários fornecedores, requisitos de elegibilidade, proposta técnica/comercial, avaliação ou contrato. Para compras simples, o fluxo documental pode ser mais directo conforme a política interna.

Entidades fundamentais

• Pedido de Compra: necessidade interna.
• Processo de Procurement: dossier que governa a aquisição.
• Tipo de Processo: modalidade de procurement.
• Fornecedor do Processo: concorrente/convidado dentro daquele processo.
• Requisito: condição documental/técnica/comercial.
• Modelo de Requisitos: checklist reutilizável.
• Proposta: resposta comercial/técnica do fornecedor.
• Avaliação: resultado/classificação do fornecedor.
• Contrato: formalização da relação adjudicada.
• RFQ: Pedido de Cotação.
• OC: Ordem de Compra.
• NE: Nota de Entrada.

O que é um Pedido de Compra

O Pedido de Compra regista formalmente o que a organização precisa adquirir e porquê. Pode ser associado a projecto, funcionário, departamento, tarefa, contrato, cliente e documento relacionado.

Campos e contexto do Pedido

O registo contempla código, descrição, data do pedido, data limite, prioridade, vínculos organizacionais e estado de aprovação/cancelamento/fecho. Preencha os vínculos apenas quando realmente explicam a origem da necessidade.

Código do Pedido

O código identifica o pedido ao longo do ciclo. Evite usar a descrição como identificador informal quando o sistema já apresenta um código próprio.

Descrição da necessidade

Descreva a necessidade de forma verificável: artigo/serviço pretendido, finalidade, contexto, quantidades ou resultado esperado. Evite descrições como “compras diversas”.

Prioridade Alta, Média e Baixa

A prioridade serve para ordenar trabalho. Alta deve representar impacto real de prazo/operação; Média é a necessidade normal com prazo; Baixa é planeável sem urgência imediata.

Data do Pedido e Data Limite

A Data do Pedido marca a origem temporal da necessidade. A Data Limite representa quando a aquisição precisa estar resolvida/encaminhada. Não confunda com prazo de entrega apresentado pelo fornecedor.

Associar a Projecto

Quando a compra existe por causa de um projecto, associe-o. Isto melhora rastreabilidade de custos e permite compreender a finalidade do gasto.

Associar a Tarefa

A tarefa torna a necessidade ainda mais específica dentro do projecto. Utilize quando a compra decorre directamente de uma actividade planeada.

Associar a Departamento

O departamento identifica a unidade solicitante/responsável. É especialmente útil em organizações onde Procurement atende várias áreas.

Associar a Funcionário

O funcionário associado deve representar o requisitante ou responsável funcional conforme a política interna.

Associar a Contrato ou Cliente

Quando a necessidade decorre de um contrato/projecto para cliente, a associação preserva a cadeia de responsabilidade comercial.

Aprovação do Pedido

O campo de aprovação distingue necessidade registada de necessidade autorizada. Não inicie uma contratação relevante sem observar a política de aprovação da organização.

Cancelar Pedido

Cancelamento encerra uma necessidade que já não deve prosseguir. Registe o motivo; não elimine o histórico apenas porque a compra deixou de ser necessária.

Fechar Pedido

Fecho significa que o ciclo daquela requisição foi concluído ou administrativamente encerrado. Antes de fechar, confirme documentos e processo associados.

O que é um Processo de Procurement

É o dossier central de uma aquisição concorrencial. Reúne objectivo, justificativa, orçamento, datas, modalidade, fornecedores, requisitos, propostas, avaliações, contrato e documentos de compra.

Criar Processo a partir da necessidade

Quando houver Pedido de Compra, associe-o ao Processo para preservar a cadeia necessidade → sourcing → aquisição. Evite criar processos soltos quando já existe uma requisição formal.

Código e Nome do Processo

O código serve de referência operacional; o nome deve explicar imediatamente o objecto da aquisição, por exemplo “Aquisição de computadores para Projecto X”.

Descrição, Justificativa e Objectivo

Descrição explica o escopo; Justificativa explica por que a aquisição é necessária; Objectivo explica o resultado que se pretende alcançar. Não replique a mesma frase nos três campos.

Tipo de Processo

O processo é classificado por modalidade. A instalação inclui tipos como Concurso Público, Concurso Limitado e Outro Tipo, podendo a organização manter o catálogo conforme a sua política.

Projecto, Departamento e Centro de Custo

Estas dimensões ligam Procurement à gestão operacional e financeira. O Centro de Custo é particularmente importante para atribuir economicamente a aquisição.

Cliente e contexto externo

Um Processo pode ser associado a Cliente quando a aquisição está vinculada à entrega de um contrato/serviço específico.

Moeda e condições

Defina a moeda e, quando aplicável, condições de vencimento/série documental coerentes com os documentos que serão gerados.

Orçamento Ideal

Representa o alvo financeiro desejável. É uma referência de negociação e análise, não necessariamente o limite absoluto.

Orçamento Máximo

É o tecto financeiro admitido. Propostas acima deste valor devem ser tratadas explicitamente e não normalizadas silenciosamente.

Orçamento Disponível

Representa a capacidade financeira disponível para o processo. Compare-a com orçamento máximo, propostas e valor adjudicado.

Número mínimo e máximo de propostas

Estes limites documentam a política de concorrência esperada. O mínimo ajuda a garantir comparação; o máximo limita o universo quando a modalidade assim exige.

Data de início

Marca formalmente o início do processo. Deve ser coerente com o Pedido de Compra e com o calendário de convites/propostas.

Data Limite e Tolerância

A Data Limite estabelece o prazo principal. A Data de Tolerância permite documentar uma janela adicional quando a política admite extensões.

Programado vs Executado

O indicador de programação permite distinguir planeamento de execução. Quando executado, a data correspondente ajuda a medir o ciclo real.

Aprovado

A aprovação formaliza que o processo pode avançar segundo a governação da organização. Não confunda aprovação do Processo com adjudicação de um fornecedor.

Exige Contrato

Quando activado, sinaliza que a adjudicação deve culminar em contrato. Isto é diferente de simplesmente emitir uma Ordem de Compra.

Modelo de Contrato

Quando existe um modelo de contrato aplicável, associe-o para manter consistência documental.

Finalizar Processo

Finalização representa o encerramento operacional do dossier. Registe data e comentário de finalização e confirme previamente fornecedor seleccionado, documentos e contrato quando exigido.

Cancelar Processo

Use cancelamento quando o procurement deixa de prosseguir. Registe motivo suficiente para auditoria. Cancelar não deve apagar propostas, avaliações ou histórico já produzido.

Tipos de Processo

O catálogo de Tipos de Processo permite adaptar o ERP às modalidades utilizadas pela organização. Mantenha apenas opções válidas e activas.

Configuração PPC

A configuração PPC liga o fluxo de Procurement aos tipos documentais utilizados para Pedido de Cotação (RFQ) e Ordem de Compra (OC). Esta parametrização é estrutural: altere-a apenas com conhecimento do impacto documental.

Séries documentais

Para gerar documentos, é necessário existir série activa adequada ao tipo documental. Se não existir série para OC ou Nota de Entrada, o fluxo deve ser configurado na Facturação antes de prosseguir.

Tipos de Avaliação

Permitem distinguir avaliações documentais, técnicas, comerciais ou outras metodologias internas. A organização pode manter este catálogo conforme o seu processo.

Classificações de Fornecedor

A classificação resume o resultado da avaliação, por exemplo apto/não apto ou níveis definidos pela empresa. Deve ser coerente com o resultado registado.

Por que usar Requisitos

Requisitos transformam critérios de selecção em checklist verificável. Podem representar documentação legal, experiência, certificações, capacidade técnica, prazo, garantias ou outras condições.

Requisito obrigatório vs opcional

Obrigatório significa que a ausência pode inviabilizar o fornecedor conforme a política. Opcional informa/valoriza sem necessariamente excluir.

Requisitos activos

Um requisito inactivo deixa de fazer parte do uso corrente sem destruir o histórico.

Modelo de Requisitos

Um Modelo agrupa requisitos reutilizáveis por tipo de processo. É indicado quando a organização repete checklists em concursos semelhantes.

Itens do Modelo

Cada item possui nome, descrição, obrigatoriedade e estado. Mantenha textos claros para que avaliadores diferentes cheguem à mesma interpretação.

Aplicar checklist ao Processo

Ao estruturar um novo processo, use os requisitos adequados ao objecto da compra. Um modelo é ponto de partida; não substitui revisão específica do processo.

Requisito por Fornecedor

A relação requisito-fornecedor regista se a condição foi validada e permite comentário. Isto cria evidência de compliance individual por concorrente.

Validação de documentos

Não marque um requisito como válido apenas porque o fornecedor enviou um ficheiro. Confirme conteúdo, validade, entidade emitente e correspondência com o requisito.

Fornecedor financeiro vs Fornecedor do Processo

O Fornecedor financeiro é o cadastro mestre da entidade. O Fornecedor do Processo é a participação dessa entidade num procurement específico, com convite, proposta, aptidão e decisão.

Adicionar Fornecedor ao Processo

Seleccione o fornecedor mestre e associe-o ao Processo. Registe responsável, focal point e contactos úteis para aquela concorrência.

Novo Fornecedor

O indicador de novo fornecedor ajuda a distinguir participantes sem histórico consolidado na organização.

Responsável e Focal Point

Responsável pode representar o decisor/comercial do fornecedor; Focal Point é o contacto operacional para a concorrência. Mantenha os contactos actualizados.

Data do Convite

Registe quando o fornecedor foi formalmente convidado. Esta data ajuda a demonstrar igualdade de oportunidade e medir tempo de resposta.

Recebeu e Aceitou

Recebeu indica confirmação de recepção do convite; Aceitou indica intenção de participar. São eventos diferentes.

Fornecedor Apto

A aptidão deve resultar dos requisitos e da análise aplicável. Se for considerado inapto, registe o motivo.

Desinteressado

Use quando o fornecedor comunica que não pretende participar. Registe o motivo quando conhecido.

Excluído

Exclusão é decisão da organização de retirar o concorrente do processo. Deve ter fundamento documentado.

Desistiu

Desistência ocorre quando o fornecedor abandona o processo depois de participar/aceitar. Diferencia-se de desinteresse inicial.

Valor de Orçamento do Fornecedor

O valor orçamentado permite uma leitura rápida do posicionamento comercial, mas a comparação final deve considerar as linhas da proposta, IVA, descontos, quantidades e prazo.

Contratado

Marcar como contratado identifica o fornecedor seleccionado. Registe a razão de contratação de forma defensável, especialmente quando não é simplesmente o menor preço.

Documentos do Fornecedor

O processo pode manter referência à documentação associada. Trate documentos fiscais, bancários e legais como informação sensível e limite o acesso.

O que é uma Proposta

A Proposta representa a resposta de um fornecedor dentro de um Processo de Procurement. Está ligada ao processo e ao fornecedor e pode também relacionar-se com um documento formal.

Origem da Proposta

O sistema preserva a origem da proposta para distinguir entrada administrativa, integração ou submissão online quando aplicável.

Data e Validade

Registe a data da proposta e a sua validade. Uma proposta vencida não deve ser comparada como se as condições ainda estivessem garantidas.

Prazo de Entrega

O prazo em dias é um critério comercial importante. Compare-o com a Data Limite do Processo e com a criticidade do Pedido de Compra.

Valor Total

O total resume a proposta, mas não substitui a análise linha a linha. Verifique IVA, desconto, quantidade atendida e alternativas.

Confirmar Proposta

O indicador de confirmação deve representar que a proposta foi recebida/revista no estado esperado. Evite confirmar dados incompletos.

Linhas da Proposta

Cada linha pode guardar produto, código, descrição, unidade, quantidade pedida, quantidade proposta, preço unitário, desconto, IVA, subtotal, total, prazo e observação.

Quantidade Pedida vs Proposta

Esta diferença é essencial para identificar fornecimento parcial. Um preço aparentemente melhor pode corresponder a quantidade inferior.

Preço Unitário

Compare sempre na mesma unidade e moeda. Confirme se o IVA está incluído antes de concluir que uma proposta é mais barata.

Desconto

O desconto deve ser interpretado junto do preço unitário e total líquido, não isoladamente.

IVA incluso

O indicador informa se o IVA está embutido no preço. Isto evita comparar preços líquidos com preços brutos.

Atende

Atende indica que a linha proposta satisfaz o item solicitado. Deve reflectir especificação, quantidade e demais critérios relevantes.

Alternativa

Uma linha alternativa propõe solução diferente da originalmente pedida. Avalie tecnicamente antes de comparar apenas o preço.

Origem do valor

O sistema preserva a origem dos valores da linha. Para o utilizador, o importante é não substituir valores recebidos sem deixar rastreabilidade adequada.

Comparar propostas

Uma comparação madura considera: conformidade obrigatória, especificação, quantidade, preço, IVA, desconto, prazo de entrega, validade, risco do fornecedor e avaliação.

O que é uma Avaliação

A Avaliação associa Processo, Fornecedor, Tipo de Avaliação, classificação, descrição, resultado numérico e indicador de aprovação.

Tipo de Avaliação

Escolha o tipo correspondente ao que está realmente a ser medido. Não misture avaliação documental com avaliação técnica ou comercial se a organização as trata separadamente.

Resultado

O resultado numérico deve seguir a escala interna. A equipa precisa conhecer a escala antes de interpretar 70, 80 ou 100 como bom ou insuficiente.

Passou

O indicador Passou traduz a conclusão daquela avaliação. Deve ser consistente com o resultado e limiar definidos pela política.

Classificação

A classificação resume qualitativamente o fornecedor. Não a use para substituir a fundamentação da avaliação.

Decisão de contratação

A contratação deve combinar requisitos, avaliações e proposta. Registe a motivação para que uma auditoria futura consiga reconstruir a decisão.

Pedido de Cotação (RFQ)

O Pedido de Cotação formaliza o pedido de preços/condições. No SiversaERP, o tipo documental configurado para RFQ é a ponte entre Procurement e o motor documental.

Finalizar RFQ antes de gerar OC

Uma RFQ em rascunho não pode gerar Ordem de Compra. Finalize o Pedido de Cotação antes de avançar.

RFQ anulada

Documentos anulados não podem originar Ordem de Compra. Corrija o fluxo documental antes de prosseguir.

Gerar Ordem de Compra a partir da RFQ

Uma RFQ válida pode originar uma Ordem de Compra. A OC nasce ligada ao documento principal, preservando a cadeia documental.

O que é a Ordem de Compra

A OC formaliza ao fornecedor o que foi adjudicado: artigos/serviços, quantidades, preços e condições. É o compromisso operacional da compra.

Série da Ordem de Compra

Sem série activa de OC, a geração deve ser interrompida e a série configurada em Facturação.

OC e Processo de Procurement

Quando a Ordem de Compra pertence a um Processo de Procurement, o vínculo deve ser preservado para que Financeiro e demais áreas consigam rastrear a origem.

Finalizar OC antes da recepção

Uma OC em rascunho não pode gerar Nota de Entrada. Reveja fornecedor, linhas e valores e finalize-a primeiro.

OC anulada

Uma OC anulada não pode ser recebida por Nota de Entrada.

Gerar Nota de Entrada (NE)

A Nota de Entrada é gerada a partir de uma OC válida e representa a recepção dos produtos.

Serviços não entram na Nota de Entrada

O fluxo implementado leva para a NE apenas linhas associadas a produtos que não são serviços. Serviços não representam entrada física de stock.

OC sem produtos

Se a OC contiver apenas serviços ou não possuir artigos de stock, não existe produto para receber via Nota de Entrada.

Uma NE por OC no fluxo actual

O fluxo impede gerar uma nova Nota de Entrada quando já existe uma NE válida associada àquela OC. Antes de tentar novamente, abra a NE existente.

Série da Nota de Entrada

É necessária série activa para Nota de Entrada. Configure-a em Facturação quando o sistema indicar ausência.

Totais da Nota de Entrada

Subtotal, IVA e total da NE são derivados das linhas de produto recebidas. Reveja os totais antes de finalizar o documento.

Quando usar Contrato

Quando o Processo exige contrato, a adjudicação não deve terminar apenas com a indicação “Contratado”. Registe o contrato correspondente.

Fornecedor do Contrato

O contrato está associado ao fornecedor participante do processo, preservando o contexto da adjudicação.

Código e Descrição

Use código formal e descrição suficiente para reconhecer o objecto contratual.

Data de Assinatura, Início e Fim

Estas datas têm significados distintos: assinatura formal, início de vigência e término. Não as replique automaticamente.

Valor do Contrato

Registe o valor contratual conforme o instrumento assinado e compare-o com proposta/adjudicação.

Fechar Contrato

Fecho indica conclusão normal do ciclo contratual. Registe data e comentário.

Rescindir Contrato

Rescisão é diferente de fecho normal. Registe data e motivo de rescisão e preserve o histórico.

Documento/Link do Contrato

Quando existir referência ao documento contratual, mantenha-a num repositório autorizado e com controlo de acesso.

Da Ordem de Compra ao Financeiro

A OC pode servir de origem para documento financeiro do fornecedor. O vínculo ao documento de compra e ao Processo de Procurement é preservado quando disponível.

Fornecedor financeiro

O fornecedor utilizado em Procurement deve estar correctamente ligado ao cadastro financeiro para evitar contas a pagar na entidade errada.

Centro de Custo

Quando o Processo possui Centro de Custo, essa dimensão ajuda a classificar a despesa. Confirme-a antes da contabilização definitiva.

Não duplicar obrigação

Antes de criar manualmente uma conta/documento a pagar, confirme se o fluxo da OC já gerou ou está ligado a um documento financeiro.

Documento financeiro e origem

A rastreabilidade ideal permite navegar da obrigação financeira para a OC e, desta, para o Processo/Pedido de Compra.

Recepção física

A Nota de Entrada representa a recepção documental dos produtos e é a ponte natural para os movimentos de stock.

Centro de Stock

O módulo possui entidades de Centro de Stock e Movimento de Stock. A recepção deve ocorrer no centro/local correcto para não distorcer disponibilidade.

Movimentos de Stock

Movimentos registam entradas/saídas físicas. Não ajuste stock manualmente para compensar uma compra mal documentada; corrija a origem.

Inventário

Inventário serve para contagem/controlo físico. Ele não substitui a recepção correcta das compras.

Serviços e Stock

Serviços não devem gerar entrada física. Esta separação é explicitamente respeitada na geração de NE a partir da OC.

Listas e pesquisa

Use pesquisa e filtros antes de criar novos registos. Isto reduz duplicados e ajuda a localizar o processo/documento correcto.

Filtros de Processo

Os Processos podem ser analisados por dimensões como projecto, centro de custo, departamento, modelo/tipo e outros critérios disponíveis.

Filtros de Pedido de Compra

Pedidos podem ser filtrados por projecto, funcionário, departamento, tarefa, contrato, cliente e documento associado.

Filtros de Fornecedor

Fornecedores de Procurement podem ser filtrados por processo, fornecedor mestre, documento e vínculos relacionados.

Filtros de Avaliação

Avaliações podem ser filtradas por Processo, Tipo de Avaliação e Classificação, facilitando análise comparativa.

Fluxo 1: Compra simples

Pedido de Compra → aprovação → documento de compra adequado → OC → NE para produtos → Financeiro.

Fluxo 2: Concurso Limitado

Pedido → Processo → Tipo Concurso Limitado → requisitos → fornecedores convidados → propostas → avaliação → fornecedor contratado → OC/Contrato → recepção.

Fluxo 3: Concurso Público

Processo → requisitos claros → universo de participantes → propostas → compliance → avaliações → adjudicação documentada → contrato/OC.

Fluxo 4: Compra ligada a Projecto

Pedido associado ao Projecto/Tarefa → Processo com Projecto e Centro de Custo → fornecedor → compra → custo rastreável.

Fluxo 5: Compra para Cliente

Pedido/Processo associado ao Cliente → Procurement → OC → recepção/financeiro mantendo referência comercial.

Fluxo 6: Fornecedor não apto

Fornecedor convidado → requisitos verificados → falha obrigatória → marcar inapto + motivo → não adjudicar.

Fluxo 7: Fornecedor desiste

Aceitou participar → abandona processo → marcar Desistiu + motivo → preservar proposta/histórico existente.

Fluxo 8: Proposta alternativa

Fornecedor propõe alternativa → linha marcada Alternativa → avaliação técnica → aceitar/rejeitar fundamentadamente.

Fluxo 9: Adicionar contrato

Processo exige contrato → fornecedor seleccionado → registar contrato → vigência/valor → acompanhar fecho ou rescisão.

Fluxo 10: Receber produtos

OC finalizada → gerar NE → somente produtos → validar quantidades/totais → finalizar → stock.

Separação de funções

Sempre que possível, separe requisitante, aprovador, comprador/procurement, avaliador, recebedor e financeiro.

Três cotações não são uma verdade universal

Use o número mínimo/máximo configurado e a política da organização. O sistema permite documentar a regra do processo.

Evitar conflito de interesses

Quem avalia ou adjudica deve declarar/tratar conflitos segundo a política interna.

Justificar excepções

Compra urgente, fornecedor único, proposta acima do orçamento ou contratação fora do menor preço devem ter fundamento.

Preservar histórico

Prefira cancelar, fechar, rescindir ou inactivar conforme o caso em vez de apagar evidências.

Dados de fornecedores

NUIT, contactos, documentos legais e bancários devem ser acessíveis apenas a quem precisa.

Documentos anexos

Não use pastas públicas ou links abertos para documentos de fornecedores/contratos.

Auditoria

Código, datas, utilizador de cadastro/alteração e vínculos devem permitir reconstruir o ciclo.

Não editar preço histórico para 'corrigir' comparação

Se a proposta mudou, registe a versão/valor correcto de forma rastreável em vez de reescrever decisões já tomadas.

Fecho responsável

Não finalize o Processo apenas para limpar pendências; confirme o resultado e documentos finais.

Antes de abrir um Processo

• ☐ Necessidade descrita
• ☐ Pedido de Compra existente quando aplicável
• ☐ Departamento/Projecto definidos
• ☐ Centro de Custo definido
• ☐ Orçamento conhecido
• ☐ Modalidade escolhida
• ☐ Prazos realistas
• ☐ Número de propostas definido
• ☐ Necessidade de contrato decidida

Antes de convidar fornecedores

• ☐ Escopo fechado
• ☐ Requisitos claros
• ☐ Datas definidas
• ☐ Fornecedores correctos
• ☐ Focal points confirmados
• ☐ Mesma informação disponibilizada aos concorrentes

Antes de adjudicar

• ☐ Requisitos obrigatórios verificados
• ☐ Propostas válidas
• ☐ Quantidades comparáveis
• ☐ IVA comparável
• ☐ Prazo de entrega analisado
• ☐ Avaliações concluídas
• ☐ Orçamento verificado
• ☐ Motivo da decisão documentado

Antes de emitir OC

• ☐ Fornecedor adjudicado correcto
• ☐ RFQ finalizada quando origem
• ☐ Série OC activa
• ☐ Produtos/serviços correctos
• ☐ Quantidades e preços confirmados
• ☐ IVA/desconto confirmados
• ☐ Processo associado quando aplicável

Antes de gerar Nota de Entrada

• ☐ OC finalizada
• ☐ OC não anulada
• ☐ Existe produto físico
• ☐ Não existe NE válida já associada
• ☐ Série NE activa
• ☐ Local/Centro de Stock correcto
• ☐ Quantidade efectivamente recebida verificada

Antes de finalizar Processo

• ☐ Fornecedor vencedor registado
• ☐ Motivo da contratação registado
• ☐ Avaliações completas
• ☐ OC/documentos ligados
• ☐ Contrato registado se exigido
• ☐ Pendências resolvidas
• ☐ Comentário final registado

Não consigo gerar OC

Confirme se o documento de origem é um Pedido de Cotação válido, se não está anulado, se saiu de rascunho e se existe série activa para Ordem de Compra.

Não consigo gerar Nota de Entrada

Confirme que a origem é OC, está finalizada, não anulada, possui produtos físicos e ainda não tem NE válida associada.

OC tem apenas serviços

O fluxo de Nota de Entrada não recebe serviços. Serviços não geram entrada física de stock.

Fornecedor aparece no cadastro mas não no processo

O fornecedor mestre precisa estar associado como Fornecedor do Processo.

Fornecedor recebeu convite mas não participa

Registe separadamente Recebeu e Aceitou; se recusou, use Desinteressado com motivo.

Fornecedor falhou requisito

Registe o requisito como não válido e avalie se é obrigatório; se inviabilizar participação, marque fornecedor inapto com motivo.

Proposta parece barata mas total diverge

Verifique quantidade proposta, IVA incluso, desconto, preço unitário, subtotal e linhas alternativas.

Processo acima do orçamento

Compare orçamento ideal, máximo e disponível. Não finalize/adjudique silenciosamente acima do limite.

Não encontro origem financeira

Abra a OC e verifique documento financeiro associado e referência ao Processo.

Stock não aumentou após compra

Confirme se houve Nota de Entrada válida/finalizada e se o movimento foi lançado no Centro de Stock correcto.

Existe NE e botão não gera outra

O fluxo actual bloqueia uma segunda NE válida para a mesma OC; abra a NE existente.

Contrato terminou antes do esperado

Diferencie Data de Fim, Fecho e Rescisão. Rescisão requer data e motivo próprios.

Indicadores de Procurement

O módulo permite estruturar indicadores como tempo médio Pedido→Processo, Processo→Adjudicação, número de propostas por processo, taxa de fornecedores aptos, variação orçamento vs adjudicação, prazo médio de entrega, concentração por fornecedor e processos cancelados.

Spend por Fornecedor

Analise valor adjudicado/comprado por fornecedor e período. Concentração excessiva pode representar dependência comercial.

Poupança vs Orçamento

Compare orçamento ideal/máximo com valor adjudicado, mantendo em mente que “poupança” só é real se escopo e qualidade forem equivalentes.

Lead Time de Procurement

Meça desde o Pedido/Data de início até adjudicação/OC. Separe atrasos internos de atrasos de fornecedores.

Performance de Fornecedor

Combine avaliações, conformidade, prazo e histórico contratual. Não reduza performance a preço.

Onde fazer cada coisa

Glossário

PPC

Contexto de Procurement/Processo de Compra utilizado internamente pelo módulo.

RFQ

Request for Quotation, ou Pedido de Cotação.

OC

Ordem de Compra.

NE

Nota de Entrada.

Adjudicação

Decisão de atribuir a aquisição a um fornecedor.

Focal Point

Contacto operacional principal.

Compliance

Conformidade com requisitos/regras.

Prorrata

Não é conceito central deste módulo; pertence a outros contextos comerciais.

Centro de Custo

Dimensão financeira que recebe/explica o custo.

Regras de ouro

1. Comece pela necessidade, não pelo fornecedor.
2. Associe o Processo ao Pedido quando existir.
3. Defina critérios antes de receber propostas.
4. Compare propostas em base equivalente.
5. Documente por que um fornecedor venceu.
6. Não receba stock sem documento de origem válido.
7. Não misture serviço com entrada física.
8. Preserve a cadeia Pedido → Processo → RFQ → OC → NE → Financeiro.
9. Use cancelamento/fecho/rescisão em vez de apagar histórico.
10. Restrinja documentos e dados sensíveis.

Fronteira com outros manuais

Para operação detalhada da Nota de Entrada, movimentos e inventários, consulte o Manual de Stock. Para documentos, séries e motor documental, consulte o Manual de Facturação. Para contas a pagar e contabilização, consulte o Manual Financeiro. Este manual concentra a cadeia de Procurement e a forma como essas áreas se conectam.