Módulo de Facturação

Visão geral do módulo

O módulo de Facturação reúne o ciclo comercial do SiversaERP: clientes, catálogo de produtos e serviços, preços, emissão e acompanhamento de documentos, recebimentos associados e análise comercial.

As opções que vê no sistema podem variar conforme as permissões atribuídas ao seu utilizador.

Fluxo recomendado de preparação

1. Confirme os dados da empresa e as permissões dos utilizadores.
2. Prepare clientes, produtos e serviços.
3. Organize grupos, subgrupos, unidades e atributos quando forem necessários.
4. Configure tabelas ou motores de preço quando a operação exigir preços diferenciados.
5. Confirme séries e parâmetros de documentos disponíveis na sua instalação.
6. Faça uma emissão de teste no ambiente apropriado antes de iniciar a operação regular.

Dashboard de Facturação

O Dashboard apresenta uma leitura rápida da actividade comercial. Utilize-o para acompanhar indicadores e chegar rapidamente às áreas de trabalho do módulo.

Os valores apresentados devem ser interpretados de acordo com o período, filtros e permissões em vigor. Para análises detalhadas, utilize a área de Relatórios e Análise Comercial.

Gerir clientes

O cadastro de clientes é usado para identificar a entidade a quem o documento será emitido. Registe os dados necessários para facturação e contacto de forma correcta.

1. Aceda a Facturação → Gerir Clientes.
2. Pesquise primeiro para evitar duplicados.
3. Crie ou abra o cliente pretendido.
4. Preencha os dados aplicáveis.
5. Guarde e confirme o registo.

Escolher cliente num documento

Ao emitir um documento, seleccione o cliente correcto antes de finalizar. Quando o documento exigir identificação fiscal, confirme que o cadastro está completo.

Se o cliente ainda não existir, utilize o fluxo normal de cadastro disponibilizado pelo sistema e regresse ao documento. Evite criar múltiplos registos para a mesma entidade.

Produtos e serviços

Em Produtos e Serviços encontra os itens que podem ser utilizados nos documentos comerciais. O cadastro pode conter informação comercial, unidade, preços, IVA e outros parâmetros conforme o tipo de produto.

1. Aceda a Catálogo → Produtos e Serviços.
2. Pesquise antes de criar um novo registo.
3. Clique na acção de novo produto/serviço.
4. Preencha os campos necessários.
5. Configure preço e tributação aplicáveis.
6. Guarde.

Grupos e subgrupos

Grupos e subgrupos ajudam a organizar o catálogo. Utilize-os quando precisar de separar famílias de produtos, facilitar pesquisa ou estruturar relatórios.

Os subgrupos podem formar uma hierarquia. Antes de reorganizar uma estrutura já utilizada, avalie o impacto na leitura do catálogo e nos relatórios.

Formas e unidades

Formas permitem classificar produtos por formato quando esse conceito é relevante à operação. Unidades definem como o item é medido ou comercializado.

Atributos e valores

Atributos são úteis para produtos que variam por características como tamanho, cor ou outra propriedade comercial. Primeiro crie o atributo e depois os valores disponíveis.

Use esta funcionalidade apenas quando precisar de distinguir variações de forma estruturada; não substitua uma descrição simples por atributos desnecessários.

Variantes, componentes e lotes

Conforme a configuração do produto, o SiversaERP pode apresentar recursos adicionais para variantes, componentes, substitutos e lotes. Estes recursos servem operações mais estruturadas e podem não ser necessários em todos os negócios.

Importar produtos

A área de produtos dispõe de fluxo de importação para acelerar cadastros em volume. Prepare o ficheiro segundo o formato aceite pelo próprio assistente de importação.

1. Abra Produtos e Serviços.
2. Escolha Importar.
3. Seleccione o ficheiro.
4. Revise correspondências e validações apresentadas.
5. Corrija linhas inválidas antes de confirmar.
6. Conclua a importação e faça uma verificação por amostragem.

Exportar produtos

Quando a sua permissão permitir, pode exportar o catálogo para análise ou tratamento externo. Utilize filtros antes da exportação quando quiser limitar o conjunto de dados.

A exportação não substitui uma cópia de segurança do sistema.

Artigos e Motores de Preço: compreender a arquitectura antes de configurar

Esta é uma das áreas mais importantes do módulo. No SiversaERP, cadastro do artigo e cálculo do preço são responsabilidades relacionadas, mas diferentes. O artigo identifica aquilo que a empresa vende; o motor define como o preço deve ser obtido quando um preço simples já não é suficiente.

Árvore de decisão: Artigo, Variação, Tabela ou Motor?

1. O produto tem um único preço conhecido? Comece por Artigo Simples.
2. O mesmo artigo tem preços comerciais diferentes por tabela/cliente? Mantenha o artigo e use Tabelas de Preço; não crie motores duplicados.
3. Existem combinações físicas/comerciais que precisam de SKU próprio? Use Modelo + atributos + variantes.
4. As opções apenas acrescentam valores previsíveis ao preço? No Modelo, considere “Acréscimo por opção”.
5. Cada SKU tem um preço independente? Considere “Preço fixo por SKU”.
6. O preço depende de largura, altura, área, quantidade, faixas, matriz ou fórmula? Use Motor configurável.
7. O produto tem variantes e, além disso, o preço depende de medidas na venda? Use Modelo com modo “Motor configurável”.

Modelo e Variações: os quatro modos de preço

Ao escolher Modelo (template variações), o sistema exige que seja definido o modo de preço das variações. Esta decisão determina como os SKUs derivados obtêm o seu valor comercial.

Na área Variações e SKUs, associe atributos ao template, indique se são obrigatórios, se afectam preço e/ou stock, restrinja os valores disponíveis quando necessário e só depois gere os SKUs.

Atributos, valores, SKUs e acréscimos

Os atributos descrevem dimensões discretas de uma família de produtos. Exemplos: Cor, Tamanho, Material, Acabamento. O catálogo de valores pode ser amplo, mas cada Modelo pode limitar quais valores estão disponíveis.

1. Guarde primeiro o Modelo.
2. Associe os atributos relevantes.
3. Marque Obrigatório quando toda variante precisar daquele atributo.
4. Marque Afecta stock quando a combinação deve representar SKU físico distinto.
5. Marque Afecta preço quando o valor participa da estratégia de preço.
6. Seleccione os valores permitidos para aquele Modelo.
7. Configure acréscimos quando o modo escolhido for “Acréscimo por opção”.
8. Gere os SKUs e reveja o resultado.

Motor de Preço: o que realmente é

Um Motor de Preço é uma sequência configurável de cálculo. Ele recebe dados da operação, aplica regras por ordem, pode consultar matrizes, adicionar extras, produzir alertas e devolver um preço calculado acompanhado da memória do cálculo.

O workspace do Motor está organizado em Entradas → Regras → Matriz → Extras → Alertas → Testar. Essa ordem é também a melhor forma de pensar a configuração.

Entradas do Motor

Entradas são os campos que o utilizador comercial preencherá quando o preço precisar de ser calculado. Cada entrada possui código, etiqueta, obrigatoriedade e ordem.

A interface permite trabalhar com unidades de dimensão, mas o cálculo normaliza as dimensões para a unidade esperada pelo motor. Por isso, não crie códigos diferentes apenas para “largura em cm” e “largura em m” se representam o mesmo conceito.

Regras de cálculo e ordem de execução

As regras são executadas pela ordem definida. Uma regra posterior pode trabalhar sobre o resultado produzido anteriormente. Portanto, a ordem não é meramente visual.

Não altere configurações avançadas sem testar. Um Motor pode produzir um número matematicamente válido e ainda assim comercialmente errado.

Matriz L × A: eixos, células e modo de lookup

A Matriz representa uma tabela bidimensional de preços. Um eixo corresponde a uma dimensão e o outro à segunda dimensão. As células guardam o preço associado à combinação.

1. Crie primeiro uma regra do tipo Matriz L × A.
2. Na tab Matriz, ligue a matriz à regra correcta.
3. Dê um nome identificável à matriz.
4. Defina os valores dos eixos X e Y.
5. Preencha/importa as células.
6. Configure na regra como medidas intermédias devem localizar a célula.
7. Teste limites, valores exactos e valores entre faixas.

Extras e Alertas

Extras acrescentam valores quando determinadas condições são satisfeitas. Podem representar componentes ou custos comerciais adicionais associados às características informadas.

Alertas não são preço: são mensagens apresentadas ao comercial quando uma condição é atingida. Utilize-os para chamar atenção a limites, requisitos ou situações que precisam de validação humana.

Preço base do Motor: Directo vs Tabela

Ao simular a precificação no artigo, o sistema permite definir a origem do preço base usado pelas regras que dependem do preço de catálogo.

Parâmetros do artigo vs entradas da venda

O Motor pode combinar valores informados durante a operação com parâmetros associados ao próprio artigo. Isto permite reutilizar um Motor em vários produtos sem duplicar toda a lógica.

Pense assim:

• Entrada da operação: muda de venda para venda: por exemplo largura, altura, quantidade.
• Parâmetro do artigo: caracteriza aquele produto: por exemplo um limite ou dimensão técnica que deve ser reutilizada.

Testar e validar um Motor antes de o colocar em produção

A tab Testar existe para validar o Motor de forma directa. Utilize cenários conhecidos e compare o resultado com cálculos manuais/folhas comerciais aprovadas.

1. Teste valores mínimos.
2. Teste valores máximos.
3. Teste medidas exactamente existentes numa matriz.
4. Teste medidas entre duas faixas.
5. Teste quantidade 1 e quantidades maiores.
6. Teste extras que devem activar e que não devem activar.
7. Teste alertas.
8. Teste situações de preço manual.
9. Confirme a decomposição/memória do cálculo.

Exemplos práticos de modelação

Preço por área

Produto vendido por m²: entradas largura, altura e quantidade; regra de Área fixa. O preço por m² pode vir da configuração da regra ou do preço de catálogo quando essa opção for utilizada.

Persianas por tabela dimensional

Entradas largura/altura; regra Matriz L×A; lookup de faixa conforme política; eventualmente um Multiplicador posterior.

Cortinas por dimensão linear

Uma Fórmula linear pode usar a dimensão relevante e uma taxa/multiplicador configurado.

Tapetes ou outros produtos com factor

O Motor pode aplicar multiplicadores à base comercial, desde que o modelo esteja claramente documentado e testado.

Calhas por faixas

Configurações podem trabalhar com bandas de largura e arredondamento para a faixa seguinte, conforme a política definida.

Erros comuns e como diagnosticar

Governança: alterar ou eliminar Motores em uso

Um Motor pode estar ligado a produtos. Por isso, a manutenção deve ser tratada como alteração de regra comercial, não como simples edição de cadastro.

• Antes de alterar, identifique quais produtos utilizam o Motor.
• Registe a razão comercial da mudança.
• Teste a configuração com cenários conhecidos.
• Evite reutilizar um Motor existente para uma lógica comercial completamente diferente.
• Não elimine um Motor enquanto estiver ligado a produtos; o próprio fluxo de gestão deve impedir/remeter para a desvinculação.

Tabelas de preço

As Tabelas de Preço permitem organizar preços comerciais diferentes do preço base, conforme a configuração da empresa.

1. Aceda a Precificação → Tabelas de Preço.
2. Crie ou abra a tabela.
3. Defina a identificação e os parâmetros apresentados.
4. Associe os preços necessários.
5. Guarde e valide com um exemplo real.

Motores de preço

Os Motores de Preço destinam-se a cenários em que o preço depende de parâmetros, medidas, condições ou matrizes de cálculo. São mais avançados do que uma tabela de preços convencional.

Importar e exportar motores

Quando disponível e autorizado, o sistema permite transportar configurações de motores através dos fluxos próprios de importação/exportação. Faça sempre validação funcional após importar.

Não edite ficheiros de configuração avançada manualmente se não conhecer o modelo utilizado. Uma configuração sintacticamente válida ainda pode produzir um preço comercial incorrecto.

Simulador de orçamento

O Simulador de Orçamento permite testar uma composição/preço antes de seguir para o processo comercial aplicável. É especialmente útil em operações com cálculo paramétrico.

1. Aceda a Precificação → Simulador de Orçamento.
2. Seleccione ou informe os parâmetros solicitados.
3. Revise o resultado calculado.
4. Confirme medidas, opções e condições antes de utilizar o valor numa proposta ou documento.

Tipos de documentos de venda

O menu de Facturação disponibiliza, conforme configuração e permissões, documentos como Factura de Venda, Factura Pro-Forma, Factura-Recibo, Venda a Dinheiro, Factura Simplificada, Nota de Débito e Nota de Crédito.

Cada documento tem uma finalidade própria. Não escolha o tipo apenas pelo aspecto da impressão; utilize o documento adequado à operação comercial e fiscal.

Factura de Venda

Utilize a Factura de Venda para documentar a venda nos cenários em que este é o documento aplicável.

1. Abra Documentos → Facturas de Venda.
2. Clique em gerar/novo documento.
3. Confirme série, emissão e vencimento.
4. Seleccione o cliente.
5. Adicione produtos ou serviços.
6. Revise quantidades, preços, descontos e IVA.
7. Confira os totais.
8. Finalize apenas depois da revisão.

Factura Pro-Forma

A Factura Pro-Forma é utilizada como documento comercial preliminar nos fluxos em que se pretende apresentar valores antes da emissão do documento definitivo.

Factura-Recibo

A Factura-Recibo combina facturação e liquidação nos cenários suportados pelo sistema. Por envolver efeitos comerciais e financeiros, confirme cliente, valores e meio/contexto de recebimento antes de finalizar.

Venda a Dinheiro

Use Venda a Dinheiro quando este tipo de documento corresponder à operação realizada. A disponibilidade e comportamento dependem da configuração da empresa.

Antes da emissão, confira o valor recebido, os artigos e os dados do cliente quando aplicáveis.

Factura Simplificada

A Factura Simplificada está disponível como tipo próprio de documento. Utilize-a apenas quando o enquadramento da operação permitir.

Criar um documento: dados principais

No formulário de emissão, comece pelos Dados do Documento. O sistema pode apresentar tipo de documento, série, número, data de emissão, opção/data de vencimento, moeda e desconto global.

O número é normalmente tratado pelo próprio fluxo de numeração da série. Não tente contornar a sequência documental.

Dados adicionais e moeda

A secção de dados adicionais pode apresentar campos como referência, moeda de conversão, taxa de câmbio e outras informações conforme o documento.

Quando trabalhar com moeda diferente, confirme a taxa e o resultado final antes da emissão. O idioma da interface ou do utilizador não deve ser confundido com a moeda do documento.

Adicionar produtos ao documento

Utilize a pesquisa ou o catálogo de produtos disponibilizado no formulário. Depois de adicionar uma linha, reveja descrição, quantidade, preço, desconto, IVA e detalhes específicos apresentados.

1. Localize o produto.
2. Adicione-o ao documento.
3. Informe a quantidade.
4. Confirme o preço calculado/seleccionado.
5. Revise desconto e imposto.
6. Repita para os restantes itens.

Detalhes da linha e produtos configuráveis

Alguns produtos podem exigir detalhes adicionais, selecção de lote, atributos, medidas ou parâmetros de preço. Quando o sistema abrir uma janela de detalhe, complete os dados antes de considerar a linha pronta.

Descontos

O documento pode suportar desconto global e descontos ao nível das linhas, conforme as regras e permissões em vigor. O modo pode ser percentual ou monetário quando a interface o disponibilizar.

Confirme sempre o total líquido depois de aplicar desconto. Não utilize desconto para corrigir um preço base cadastrado incorrectamente.

IVA e isenção

O IVA aplicado decorre da configuração do produto/documento e das opções fiscais disponíveis. Quando existir isenção, utilize apenas a opção e motivo adequados.

Totais do documento

Antes de finalizar, confira subtotal, descontos, total líquido, IVA, retenções ou outros componentes que apareçam no documento e o Total Geral.

Uma revisão de poucos segundos antes da emissão é mais segura do que corrigir um documento fiscal depois.

Guardar/finalizar o documento

Ao confirmar a emissão, o SiversaERP executa as validações aplicáveis ao tipo de documento. Se houver erros, leia a mensagem apresentada e corrija a causa indicada.

Não repita a submissão várias vezes sem verificar se o documento já foi criado.

Lista e filtros de documentos

A lista de documentos permite localizar emissões por pesquisa e filtros como tipo, estado, período e série, conforme a vista.

Use filtros antes de concluir que um documento “desapareceu”. Verifique especialmente período, estado e tipo de documento seleccionado no menu.

Detalhes de um documento

Abra os detalhes para consultar cabeçalho, cliente, itens, totais e acções disponíveis. As acções dependem do tipo, estado e permissões do utilizador.

Prefira os detalhes do documento como ponto de partida para imprimir, receber, clonar, converter ou rectificar quando essas opções estiverem disponíveis.

Imprimir e obter PDF

Utilize a acção de impressão do próprio documento. Quando forem apresentadas opções de impressão, seleccione as adequadas e confirme o resultado antes de enviar ao cliente.

Clonar documento

A clonagem cria uma base para um novo documento a partir de informação existente. O resultado deve ser revisto como um novo documento.

Converter documento

Quando o sistema disponibilizar Converter, pode transformar o fluxo comercial para um tipo de documento de destino permitido, preservando a rastreabilidade prevista pelo sistema.

Escolha apenas destinos apresentados como válidos e reveja o novo documento antes da emissão.

Nota de Crédito

A Nota de Crédito é gerada a partir de um documento de venda de origem. Use a acção apropriada no documento original ou no fluxo disponibilizado pelo sistema.

1. Localize o documento de origem.
2. Escolha a acção para Nota de Crédito.
3. Confirme o documento referenciado.
4. Seleccione/corrija apenas os itens e valores aplicáveis.
5. Indique a informação solicitada.
6. Revise o impacto antes de emitir.

Nota de Débito

A Nota de Débito também segue o princípio de rectificação a partir de um documento de venda. Localize primeiro o documento de origem e utilize o fluxo próprio.

Confirme o valor que está a aumentar/corrigir e a referência documental antes da emissão.

Anular documento

Quando a acção de anulação estiver disponível e autorizada, o sistema solicitará os dados necessários, incluindo o motivo quando aplicável.

Emitir recibo a partir da factura

Para documentos com saldo elegível, o SiversaERP permite preparar e gerar recibos associados ao documento.

1. Abra o documento.
2. Aceda à área/acção de Recibos.
3. Confirme o saldo disponível.
4. Informe o valor a receber e os dados solicitados.
5. Seleccione a caixa quando o fluxo exigir.
6. Gere o recibo.

O recebimento pode integrar-se com a Tesouraria conforme a configuração do sistema.

Recebimentos parciais e saldo

Quando permitido, um documento pode ser liquidado em mais de um recebimento. O sistema acompanha o total recebido e o saldo ainda em aberto.

Consultar e imprimir recibos

A partir do documento pode consultar os recibos associados e utilizar as opções de impressão disponíveis. Confirme sempre o número do recibo e o documento a que está ligado.

Estornar recibo

Quando autorizado, um recibo pode possuir fluxo de estorno. Esta operação reverte o recebimento segundo as regras do sistema e pode reflectir-se na Tesouraria.

Facturação e stock

Determinados tipos de documento podem movimentar stock conforme a sua configuração. O utilizador deve garantir que os artigos, quantidades, armazéns/lotes e demais dados logísticos estão correctos antes da finalização.

Nem todo documento comercial produz o mesmo efeito em stock. Não deduza o comportamento apenas pelo nome do documento.

Facturação e Tesouraria

Recebimentos e determinados documentos podem alimentar os fluxos financeiros do SiversaERP. Para controlo de caixa, contas correntes e movimentos financeiros, utilize o módulo Financeiro/Tesouraria.

O módulo de Facturação mostra o contexto comercial; a Tesouraria é a referência operacional para o movimento financeiro quando houver integração.

Facturação e Contabilidade

Quando a integração contabilística estiver configurada, operações de facturação podem alimentar o processo contabilístico. A configuração e validação dos lançamentos pertencem ao submódulo de Contabilidade.

Relatórios Gerais

Em Relatórios Gerais encontra mapas e análises do módulo. Utilize filtros de período e outros critérios antes de gerar ou exportar.

Para garantir comparabilidade, mantenha o mesmo critério de datas e filtros ao comparar dois relatórios.

Análise Comercial

A Análise Comercial consolida informação para acompanhar desempenho de vendas. Use-a para observar tendências e depois aprofunde a análise nos relatórios detalhados quando necessário.

IVA liquidado

Os relatórios de IVA permitem consultar informação fiscal derivada dos documentos abrangidos pelos filtros seleccionados.

SAFT-MOZ

Quando o utilizador possuir a permissão necessária, a área de relatórios permite gerar o ficheiro SAFT-MOZ para o período aplicável.

1. Aceda aos relatórios de Facturação.
2. Defina correctamente o período.
3. Confirme os dados da empresa e a consistência documental.
4. Gere o ficheiro através da opção SAFT-MOZ.
5. Guarde o ficheiro num local controlado.

Exportar relatórios

Os relatórios que disponibilizam exportação podem gerar ficheiros para análise externa. A exportação respeita os filtros e permissões aplicados.

Trate ficheiros exportados como informação empresarial: evite partilhá-los por canais não autorizados.

Permissões

As acções disponíveis variam conforme os privilégios do utilizador. Um operador pode, por exemplo, consultar documentos sem ter autorização para anular, gerar notas, emitir recibos, exportar ou alterar configurações.

Se uma opção não estiver disponível, confirme primeiro as permissões com o administrador em vez de procurar contornar o fluxo.

Boas práticas de facturação

• Pesquise o cliente antes de criar um novo.
• Confirme série e tipo de documento.
• Revise cliente, NUIT e dados fiscais quando aplicáveis.
• Confirme quantidades, preços, descontos e IVA.
• Leia as mensagens de validação antes de repetir uma operação.
• Use Nota de Crédito/Débito a partir do documento de origem.
• Evite anulações sem justificação.
• Não partilhe exportações fiscais com pessoas não autorizadas.

O que fazer quando algo não parece correcto

Se o total, IVA, preço ou saldo não corresponder ao esperado, não finalize por tentativa e erro.

1. Reveja os dados da linha.
2. Confirme produto e configuração de preço.
3. Verifique descontos.
4. Confirme IVA/isenção.
5. Verifique documento de origem em rectificações.
6. Se persistir, registe o contexto e peça apoio antes de emitir.

Perguntas frequentes

Posso criar uma Nota de Crédito directamente?

O fluxo identificado no sistema exige que Notas de Crédito e Débito sejam geradas a partir de um documento de venda de origem.

Posso receber apenas parte de uma factura?

Quando o documento e a configuração permitem, o sistema acompanha recibos e saldo em aberto, possibilitando liquidação parcial.

Uma Pro-Forma é igual a uma factura?

Não. São tipos documentais diferentes e devem ser usados segundo a finalidade da operação.

Mudar o preço numa linha corrige o cadastro do produto?

Não necessariamente. Se o preço base estiver errado, corrija a origem apropriada em vez de usar alterações pontuais como solução permanente.

Porque não vejo uma determinada acção?

Pode depender do tipo/estado do documento, configuração do módulo ou permissões do seu utilizador.

Glossário rápido

Série

Sequência/configuração usada na numeração documental.

Documento de origem

Documento anterior ao qual uma rectificação ou operação está relacionada.

Nota de Crédito

Documento de rectificação associado a uma operação anterior, conforme o enquadramento aplicável.

Nota de Débito

Documento de rectificação associado a uma operação anterior, conforme o enquadramento aplicável.

Recibo

Registo documental de recebimento associado a saldo elegível.

Saldo em aberto

Valor do documento ainda não liquidado.

Tabela de preço

Estrutura usada para organizar preços comerciais.

Motor de preço

Mecanismo de cálculo de preço baseado em parâmetros/condições.

SAFT-MOZ

Ficheiro fiscal estruturado gerado pelo sistema para o período seleccionado.